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Häufige Fragen

Über VOADo

Was ist VOADo?

VOADo ist die Abkürzung für Vechtaer Open Access-Dokumente. VOADo ist ein institutionelles Repositorium, auf dem Angehörige der Universität Vechta wissenschaftliche Publikationen und Forschungsdaten speichern, erschließen und der Öffentlichkeit zugänglich machen können.

Wie ist VOADo aufgebaut?

VOADo ist ein institutionelles Repositorium und bildet als solches die Organisationsstruktur der Universität Vechta ab. Konkret heißt dies, dass die einzelnen Studienfächer durch Sammlungen dargestellt werden.

Welche Vorteile bietet VOADo?

Eine Veröffentlichung Ihrer Publikation auf VOADo bietet einige Vorteile, besonders in Hinblick auf die Auffindbarkeit und Verfügbarkeit:

  • Einfache Verbreitung und Zugriffsmöglichkeit

  • Schnelle und langfristige Verfügbarkeit (mind. 5 Jahre; Löschung nicht vorgesehen)

  • Aufbereitung und Erweiterung der Metadaten nach internationalen Standards

  • Vergabe einer international eindeutigen Kennung (Handle, DOI)

  • Unterstützung im Publikationsprozess (Leitlinien, FAQ, persönlicher Kontakt)

  • Automatische Meldung der Publikationen an die Deutsche Nationalbibliothek im Rahmen der Pflichtablieferung von Netzpublikationen

  • Recherchierbarkeit in wissenschaftlichen Suchmaschinen (BASE)

  • Recherchierbarkeit in bekannten Suchmaschinen (Google, Bing, …)

Auf welcher Software basiert VOADo?

VOADo wird auf Basis einer aktuellen Version der freien Software DSpace betrieben, die unter DSpace Dokumentation dokumentiert ist. Die Universitätsbibliothek Vechta ist Gründungsmitglied des "DSpace Konsortium Deutschland" und unterstützt damit die strategische Ausrichtung der Software auf die Interessen der deutschen Anwendergemeinde.

Rahmenbedingungen und Voraussetzungen

Wer darf auf VOADo was veröffentlichen?

Werke, die von der Universität Vechta, ihren Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden verfasst oder herausgegeben werden, können auf VOADo publiziert werden. Gemeint sind u.a.

  • Monografien, vollständig oder in Auszügen

  • Qualifizierungsarbeiten: insb. Dissertationen und Habilitationsschriften, in besonderen Fällen auch Bachelor- und Masterarbeiten

  • Forschungsdaten

  • Zweitveröffentlichungen, beispielsweise von Zeitschriftenartikeln (nach Paragraph 38 Abs. 4 UrhG)

Was ist rechtlich zu beachten?

Für die Veröffentlichung eines Dokuments benötigt die Universitätsbibliothek Vechta ein einfaches Nutzungsrecht. Dieses Nutzungsrecht überträgt die Autorin / der Autor der Bibliothek durch den Veröffentlichungsvertrag. Als Autor oder Autorin sollten Sie darauf achten, dass Sie bis zu diesem Zeitpunkt noch kein ausschließliches Nutzungsrecht vergeben haben. Dies könnte der Fall sein, wenn Sie bereits einen Veröffentlichungsvertrag mit einem Verlag abgeschlossen haben. Informationen zu den Policies der einzelnen Verlage finden Sie in der Sherpa/Romeo-Liste. Rechtlich bindend ist jedoch der konkrete Verlagsvertrag, der in jedem Einzelfall zu prüfen ist.

Für eine Erstveröffentlichung auf VOADo müssen Sie bedenken, dass Sie möglicherweise Ihre Publikation danach nicht mehr über einen Verlag publizieren können. Hierzu prüfen Sie bitte die Ihnen vorgelegten Vertragsentwürfe der Verlage.

Wenn Sie zunächst über einen Verlag publizieren und anschließend auch eine Zweitveröffentlichung über VOADo in Betracht ziehen, sollten Sie auf eine entsprechende Klausel im Verlagsvertrag bestehen:

Der Autor / die Autorin behält sich vor, seiner / ihrer Universität das einfache Nutzungsrecht einzuräumen, die Publikation kostenfrei (ggf. nach einem Embargo von X Jahren) auf dem institutionellen Repositorium der Universität Vechta zur Verfügung zu stellen.

Bei Zeitschriftenartikeln haben Sie auf Grundlage von Paragraph 38 Abs. 4 UrhG grundsätzlich die Möglichkeit zur Zweitveröffentlichung, sofern diese die Voraussetzungen erfüllen. Sollten Sie dazu oder auch zu anderen rechtlichen Themen Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die publikationsdienste[dot]ub[at]uni-vechta[dot]de.

Welche Dateiformate sind zugelassen?

Um die hier abgelegten Dokumente ohne Einschränkungen für alle Interessenten zugänglich zu machen und die langfristige Nutzbarkeit der Dokumente zu gewährleisten, sind lediglich festgelegte Dateiformate erlaubt.

Wenn das von Ihnen bevorzugte Dateiformat nicht in dieser Liste aufgeführt ist, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

  • Für Publikationen in Form eines Textes erstellen Sie bitte eine PDF/A-konforme Datei. Eine Anleitung, wie Sie PDF/A-konforme Dateien erzeugen können, finden Sie unter "Hilfe und Info" auf der Seite "PDF/A erstellen".

  • Wollen Sie Ihre Forschungsdaten in Form einer Datentabelle veröffentlichen, dann laden Sie diese Daten idealerweise in Form einer csv-Datei (comma separated values) oder tsv-Datei (tabulator separated values) hoch. Bei Fragen zu dieser Vorgehensweise, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

  • Liegen Ihre Forschungsdaten in mehreren Tabellen vor und sind zusätzlich noch Beschreibungstexte enthalten, dann erstellen Sie bitte ein zip-Archiv, welches alle Daten beinhaltet. Brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung eines solchen Datenarchivs? Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Nutzungsbedingunen für die Publikationen

Welche Nutzungsbedingungen können auf VOADo ausgewählt werden?

Beim Ausfüllen des Veröffentlichungsvertrages für VOADo können Sie eine Creative-Commons-Lizenz (CC-Lizenz) auswählen, die die Rechte der Nachnutzung Ihrer Veröffentlichung regelt und gegenüber dem Urheberrecht erweiterte Nutzungsrechte einräumt.

Was sind Creative Commons Lizenzen und wozu dienen sie?

Creative Commons Lizenzen bieten Urhebern von Werken die Möglichkeit, anderen Personen oder der Öffentlichkeit verschiedene Nutzungsrechte auf die von ihnen geschaffenen Werke einzuräumen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Creative Commons.

Welche CC-Lizenzen können ausgewählt werden?

Bei der Frage, welche Lizenz für Ihr Werk die richtige ist, unterstützt Sie die nachfolgende Grafik. Bitte folgen Sie den Schienen von links nach rechts und stellen Sie sich nacheinander folgende Fragen:

  • Dürfen andere Ihr Werk TEILEN?

  • Dürfen andere Ihr Werk BEARBEITEN?

  • Dürfen andere Ihr Werk KOMMERZIELL NUTZEN?

Der Verzicht auf alle weiteren urheberrechtlichen Ansprüche ist nach deutschem Recht für Publikationen nicht ohne weiteres möglich, daher kann diese Lizenz (CC0) für Publikationen auf VOADo nicht gewählt werden.

Einstellungen MS Word

(Grafik von Barbara Klute und Jöran Muuß-Merholz für wb-web unter CC BY SA 3.0)

Veröffentlichungsprozess

Wie veröffentliche ich auf VOADo?

Um eine Arbeit auf VOADo zu publizieren, können Sie sich mit Ihrem Universitätsaccount (Uni-ID) bei VOADo anmelden. Anschließend können Sie ihre Publikation in der von Ihnen ausgewählten Sammlung über ein kurzes Webformular hochladen und beschreiben. Den Vorgang zum Beschreiben des Dokumentes können Sie an jeder Stelle unterbrechen und später wiederaufnehmen und beenden.

Zusätzlich ist es erforderlich, dass Sie den Veröffentlichungsvertrag herunterladen, ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und in zweifacher Ausfertigung in der Bibliothek einreichen. Die Publikation wird anschließend von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bibliothek redaktionell geprüft und freigeschaltet.

Alternativ zum eigenständigen Hochladen einer Veröffentlichung bietet die Bibliothek einen Service für Autorinnen und Autoren an, ihre Publikationen einzustellen und die erforderlichen Metadaten einzugeben. Bitte wenden Sie sich hierfür an das Team Publikationsdienste: publikationsdienste[dot]ub[at]uni-vechta[dot]de.

Mit welchen Metadaten wird eine Veröffentlichung beschrieben?

Beim Upload einer Veröffentlichung über das Webformular haben Sie die Möglichkeit, Metadaten, wie Titel, Verfasser, Abstracts und freie Schlagworte, selbst einzugeben. Sie ordnen die Veröffentlichung außerdem einer DDC (Dewey Decimal Classification)-Sachgruppe zu. Einige allgemeine Metadaten werden automatisch hinzugefügt.

Anschließend prüfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bibliothek die Publikation formal, um sicherzustellen, dass die Metadaten korrekt eingetragen sind und die Publikation die technischen Anforderungen erfüllt: Textdokumente müssen beispielsweise im PDF/A-Format vorliegen und dürfen keine Sicherheitssperren enthalten. Eine Anleitung zur Erstellung von PDF/A-konformen Dateien finden sie hier.

Die Metadaten sind im weltweit verbreiteten, standardisierten Format Dublin Core abgelegt, so dass die Einbindung in internationale Nachweissysteme möglich ist. Die verwendeten Publikationstypen orientieren sich an den von der DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation e.V.) erarbeiteten Vorgaben in „Gemeinsames Vokabular für Publikations- und Dokumenttypen“.

Wie lange bleibt eine Veröffentlichung auf VOADo?

Der Betreiber des Publikationsservers garantiert einen Archivierungszeitraum der eingestellten Dokumente von mindestens fünf Jahren. Eine Löschung von Publikationen ist auch nach dem garantierten Archivierungszeitraum nicht vorgesehen. Allerdings kann es durch den Technikwandel notwendig werden, Dokumente zu migrieren, um ihren Inhalt langfristig nutzbar zu halten. Die Dokumente erhalten persistente Identifikatoren (Handle, DOI), unter denen sie dauerhaft - auch bei Migration des Servers - zitierbar sind.

Die hier veröffentlichten Dokumente werden automatisch an die Deutsche Nationalbibliothek abgeliefert, wo sie langzeitarchiviert werden. Nach endgültiger Publikation und Ablieferung der Dokumente an die Deutsche Nationalbibliothek ist deren Veränderung bzw. Löschung ausgeschlossen.

Die Universitätsbibliothek Vechta ist berechtigt, den Zugriff auf Veröffentlichungen zu sperren, wenn eine Verletzung von Rechten Dritter vorliegt oder andere rechtliche Vorschriften dies erfordern. In diesem Fall wird das Dokument dem Zugriff durch die Öffentlichkeit entzogen, der Persistent Identifier bleibt erhalten und verweist dann auf eine Informationsseite.